Als der grosse Zeiger der Uhr auf halb springt, stehen zwei sportlich gekleidete Frauen am Eingang einer Boulderhalle in Zürich Altstetten. Nach kurzem Small Talk betreten die beiden die Halle. Eine der Frauen, nennen wir sie Martina, blickt noch mal auf die Uhr über dem Eingang. «Eigentlich nicht zu glauben, dass ich jetzt hier bin. Pünktlich um halb sieben. Aber – alle To-dos für heute gemeistert.» denkt sie mit einem Lächeln, als sie zu ihrer Boulder-Wand geht. Multichannel-Kommunikation, fortwährende Beschleunigung der Arbeitswelt, der eigene Anspruch, der Anspruch der Chef-Etage, dazu das alles überragende Mega-Thema AI. Unser Berufsleben ist nach der Pandemie wieder voll in Fahrt. Wir fragen uns in diesem Betrag, wie wir es schaffen, da den Überblick zu behalten? Wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit möglichst geschickt einsetzten, um unsere Ziele zu erreichen? Und warum manche Menschen irgendwie immer genug Zeit zu haben scheinen. Trotz langer To-do-Listen.
Schauen wir bei unseren Interim Managerinnen und Interim Managern nach. Sie müssen es ja wissen. Denn beispielsweise arbeiten einige unserer Kolleginnen und Kollegen zusätzlich in einem Verwaltungs- oder Aufsichtsrat. Oder sie lehren an Universitäten, betreuen Start-ups oder sind in zwei Mandaten tätig. Blitzschnelles Umschalten ist hier also gefragt. Und die Fähigkeit, sich innerhalb einer anderen Umgebung auf neue Prioritäten zu konzentrieren. Wie machen sie das?
Die Kunst der zielgerichteten Konzentration
Wenn wir über den Begriff Zeitmanagement sprechen, ist es sinnvoll, sich zunächst dem sogenannten Aufmerksamkeitsmanagement zu widmen. Denn wer kennt das nicht: Qualität, Geschwindigkeit und Begeisterung bei der Umsetzung einer Aufgabe steigen enorm, wenn wir in der Lage sind, unsere gesamte Aufmerksamkeit auf einen Task zu lenken. Zumindest zeitweise. Boulderer beispielsweise berichten vom «Flow-Zustand». Wenn alles ganz leicht geht und sie praktisch wie von selber den Fels «hinauf fliessen». Die Leistungssportler betonen aber auch, dass man erst den Zustand der völligen Konzentration erreichen muss. Für die Herausforderung in der Wand darf es für diesen Moment keinerlei andere Gedanken geben. Nur sie selbst und die Wand. Und im Geschäftsleben? Wie schafft man es in Zeiten von Teams, Slack und Co den Fokus zu setzen? Wenn an jeder Ecke neue To-dos lauern. Man ständig «on» ist? Die Antwort: Erstmal Langeweile. Richtig, man muss trainieren, einen Moment lang Langeweile auszuhalten. Zugegeben, das klingt widersprüchlich, – mitten im grössten Termindruck soll Langeweile aufkommen? Bei genauem Betrachten wird dieser Aspekt jedoch schlüssig. Denn: Unser Gehirn ist an ständige Ablenkungen gewöhnt. Es sucht permanent nach neuen Reizen. Wir müssen unsere Aufmerksamkeit also erst neu «kalibrieren», alles andere ausblenden, um so auf Top-Konzentrationslevel zu gelangen. Einmal geschafft, stellen wir fest, dass wir in einem Hochleistungs-Arbeitsmodus sind, der aber ganz leicht läuft. Gerade bei Interim Mandaten, wenn es um die Bewältigung komplexer Aufgaben geht, die präzise und zügig umgesetzt werden wollen, ist die zielgerichtete Konzentration unabdingbar. Unsere Interim Manager:innen bei Swiss Interim Management zeigen immer wieder aufs Neue, dass sie diese Fähigkeit beherrschen. Eng getaktete und häufig variierende Projekt-Tasks sowie zahlreiche Abstimmungstermine prägen ihren Arbeitstag während eines Mandates. Ohne die Möglichkeit, die Konzentration punktuell auf ein Maximum hochzufahren, wäre dieser Beruf für sie kaum erfolgreich durchführbar. Der sogenannte «Deep-Work»-Modus ist erlernbar. Denn letztlich verhält es sich mit dieser Fähigkeit wie mit einem Muskel: Durch regelmässige Belastung wird er stärker.
«Eat the Frog»
Die Grundidee hinter «Eat the Frog» ist simpel, aber wirkungsvoll: Die schwierigste Aufgabe oder jene, die den grössten Widerstand hervorruft, wird zuallererst angegangen. Idealerweise früh am Morgen, noch bevor die allgemeine Team-Kommunikation beginnt. Denn jetzt ist das Konzentrations-Level sehr hoch und wir können einfacher in den «Deep-Work»-Modus schalten. Ist die Aufgabe erfolgreich realisiert, starten wir den Tag sogleich mit einer persönlichen «win»-Situation. Denn das Schwierigste an komplexen Aufgaben ist meist die Überwindung mit ihnen zu starten. Zögern wir zu lange oder beginnen wir mit eher einfachen Aufgaben, wächst der Respekt. Einmal begonnen, stellen wir meist fest, dass die Herausforderung machbar ist. Und: Der schwierigste Task ist von der To-do-Liste. Alle weiteren Aufgaben des Tages werden voraussichtlich einfacher sein.
First Things First
Die Fähigkeit, Aufgaben entsprechend ihrer strategischen Bedeutung für ein Projekt zu filtern, gehört mit zu den Kernkompetenzen eines Interim Managers. Nur so kann er in relativ kurzer Zeit erste positive Ergebnisse erzielen. Eine sorgfältige Analyse der Situation sowie eine realistische Einschätzung der verfügbaren Ressourcen helfen ihm dabei, Tasks schnell und präzise einzuordnen.
Praktisch umgesetzt wird dieses Prinzip durch die Kategorisierung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die bekannte Eisenhower-Matrix, die Handlungen in vier differenzierte Felder einsortiert (wichtig und dringlich, wichtig aber nicht dringlich, dringlich, aber nicht wichtig, weder wichtig noch dringlich), dient hierbei als bewährter Wegweiser.
Ein Ansatz, der Interim Managern erlaubt, klare Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass strategische Ziele nicht von kurzfristigen Anforderungen überschattet werden.
Eindeutige Kommunikation
Möglichst ohne Interpretationsspielräume zu kommunizieren, zahlt sich besonders in Bezug auf das Zeitmanagement aus. Denn Klarheit und Präzision in der Art und Weise, wie wir Informationen austauschen und Aufgaben verteilen, ist entscheidend für den gesamten Projektverlauf. Missverständnisse werden somit auf ein Minimum reduziert. Ein reibungsloser und zeiteffizienter Ablauf wird deutlich realistischer. Zusätzlich steigt mit hoher Wahrscheinlichkeit die Motivation im Team, denn Kolleginnen und Kollegen schätzen es, wenn Führungskräfte in der Lage sind, ihre Anliegen klar darzustellen.
Richtig delegieren
«Wählen Sie den Job, den niemand anders ausführen könnte» – diesen Leitspruch eines Beratungsunternehmens für Führungskräfte könnte man auch umändern in: «Verteilen Sie ein To-do jeweils an die Person im Team, von der Sie überzeugt sind, dass nur sie es am besten kann».
Rasch und mit feinem Gespür die Talente der Kolleginnen und Kollegen zu erkennen und diese zeiteffektiv einzusetzen ist eine Fähigkeit, die Interim Manager:innen auf Top-Level auszeichnet. Geschickt angewandt wird sie sogleich zur klassischen «win-win»-Situation für Team und Projekt. Denn: Es entsteht Raum und Zeit für Aufgaben, die nur der Interim Manager übernehmen kann. Und: Der Interim Manager spricht dem Team sein Vertrauen aus. Er ist Teil des Teams und signalisiert: «Ich bin bereit abzugeben und wichtige To-dos mit euch zu teilen». Und mehr noch: «Ich behalte den Überblick – ich kann die Talente, die Fähigkeiten und die Erfahrung des gesamten Teams bündeln, um zum gemeinsamen Erfolg zu gelangen».
Zeitcluster schaffen
Zugegeben – Multitasking lässt sich nicht immer vermeiden. Entscheidend ist vielmehr, welchen Aufgaben man welches Aufmerksamkeits-Level zugesteht. Mal schnell Papier in den Drucker legen, während ein Programm Update läuft? Kann man machen. In einem wichtigen Online-Meeting parallel Mails schreiben? Besser nicht. Wirklich relevante Aufgaben, gerade wenn sie konzeptioneller bzw. strategischer Natur sind, sollte man ein eigenes Zeitfenster geben. Auch wenn es fast altmodischen klingt – die Devise «Eines nach dem anderen» sorgt nicht nur für weniger Stress. Die Ergebnisse werden besser. Oder eben weniger effizient, wie eine Untersuchung von David Meyer und Jeffrey Evans von der University of Michigan bestätigt hat: Das Forscherteam fand heraus, dass das Unterbrechen von Aufgaben sowie das Fehlen einer mindestens zehnminütigen Konzentrationsspanne zu ineffizientem Arbeiten führen. Die geistige Leistungsfähigkeit kann um bis zu 40 Prozent abnehmen, wenn das Gehirn ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten wechselt.
Die Zwei-Minuten-Regel
Die Idee von David Allen ist simpel: Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sollten umgehend angepackt werden. Statt kleine Aufgaben aufzuschieben, erledigt man sie direkt. Denn der Zeitaufwand für die Organisation oder Ablage der Tasks ist grösser als der Zeitbedarf, um sie direkt auszuführen.
Dies minimiert nicht nur die Anhäufung lästiger Mini-To-Dos, es schafft auch ein Gefühl unmittelbarer Produktivität.
Das richtige Equipment
Wer auf dem höchsten Niveau Leistungen erbringen will, der braucht das richtige Equipment. Oder würden Expeditionsteilnehmer eine Tour durch die Antarktis mit unzureichender Ausrüstung starten? Für Interim Manager fängt das bei leistungsfähiger Hardware an, führt über umfassende Software-Skills – Programme wie Slack oder Teams wollen auf Professional-Level beherrscht werden – und mündet in eine mindestens gute, besser sehr gute körperliche Konstitution. Auf diesem Niveau müssen solche Standards einfach perfekt funktionieren. Anderenfalls drohen unnötige Barrieren im Workflow. Dies ist auch ein Ergebnis der Future Workforce Study vom IT-Dienstleister Dell, der weltweit Angestellte nach ihrem Arbeitsalltag befragt hat. Die laut Studie «grössten Zeitfresser» sind für 19 Prozent der Befragten «langsame oder fehlerhafte Geräte» und für weitere 18 Prozent «langsame oder fehlerhafte Software».
Als Martina mit ihrer Freundin die Tram nach Hause steigt, ist es 21:20 Uhr. Erst jetzt fällt ihr auf, dass sie für fast drei Stunden die Zeit mal völlig vergessen hatte.
Wünschen Sie eine persönliche Beratung zum Thema Zeit- und Aufmerksamkeits-Management? Oder sind die gerade auf der Suche nach einer geeigneten Interim Managerin oder einem Interim Manager? Dann vereinbaren Sie am besten noch heute einen Beratungstermin.