Wenn Führungsteams an ihre Grenzen kommen: Warum Unternehmen rechtzeitig handeln sollten

Hält die Mehrbelastung an, wird es zunehmend schwierig, alle Aufgaben zuverlässig zu erfüllen. Führungskräfte haben weniger Zeit für ihre eigentlichen Verantwortungsbereiche. Entscheidungen dauern länger und Projekte geraten in Verzug.

Für CEOs und Verwaltungsräte stellt sich deshalb die Frage, wann die Kapazität des Führungsteams nicht mehr ausreicht. Wer das früh erkennt, kann Prioritäten überprüfen und entscheiden, ob zusätzliche Unterstützung auf Führungsebene nötig ist.

Woran sich eine Überlastung des Führungsteams erkennen lässt

Eine Überlastung zeigt sich häufig im Arbeitsalltag, bevor jemand das Problem offen anspricht. Sitzungen werden verschoben, Entscheidungen bleiben liegen und Projekte warten auf Rückmeldungen derselben wenigen Personen.

Daniel Rolla, Co-CEO von Swiss Interim Management, beschreibt die Warnsignale aus seiner Erfahrung:

«Eines der ersten Warnsignale ist, wenn das Management fast seine gesamte Zeit damit verbringt, akute Probleme zu lösen, und kaum noch Kapazität hat, vorauszudenken. Entscheidungen werden verzögert, Prioritäten werden unklar und wichtige Projekte geraten in Verzug. Verwaltungsräte und CEOs unterschätzen häufig, dass sich eine Überlastung der Führung schrittweise entwickelt und unbemerkt bleibt, bis die Unternehmensleistung bereits beeinträchtigt ist.»

Führungskräfte brauchen Zeit, um Entscheidungen vorzubereiten, Zielkonflikte zu lösen und Verantwortung zu übernehmen. Ein voller Kalender bedeutet noch nicht, dass die wichtigen Themen vorankommen. Wenn mehrere Vorhaben auf dieselbe Entscheidung warten, ist das ein Hinweis auf fehlende Führungskapazität.

Für die Beurteilung helfen konkrete Fragen: Welche Entscheidungen sind seit dem letzten Berichtszyklus offen? Welche Projekttermine wurden verschoben? Wer übernimmt Freigaben und Aufgaben einer unbesetzten Führungsposition? Solche Beobachtungen zeigen deutlicher als die blosse Frage, ob das Team stark ausgelastet ist, wo Handlungsbedarf besteht.

Welche geschäftlichen Folgen ein zu langes Abwarten hat

Entscheidungen stauen sich an der Spitze

Müssen Führungskräfte zusätzlich vakante Positionen abdecken, liegen immer mehr Freigaben bei immer weniger Personen. Das kann sich auf Beschaffung, Zusagen an Kunden und Investitionsentscheide auswirken. Auch gut aufgestellte operative Teams kommen ohne klare Entscheidungszuständigkeit irgendwann nicht weiter.

Wichtige Projekte geraten ins Stocken

Das Tagesgeschäft beansprucht die Aufmerksamkeit der Führung sofort. Ein Transformationsprojekt lässt sich dagegen häufig noch um eine Woche verschieben. Wiederholt sich das über Monate, können Kosten steigen und geplante Ergebnisse später eintreten. Besonders kritisch wird es, wenn Investitionen und Umsetzungsschritte aufeinander aufbauen. Weitere Hintergründe zu den wirtschaftlichen Folgen von Führungslücken enthält der SIM-Artikel The Hidden ROI of Hiring Interim Executives.

Finanzielle und operative Kontrolle leiden

Fehlt eine Führungskraft im Finanzbereich, in der Produktion oder in Compliance, lassen sich ihre Aufgaben nicht immer sinnvoll auf andere verteilen. Verlässliches Reporting, interne Kontrollen und der Umgang mit kritischen Problemen benötigen Erfahrung und eindeutige Verantwortlichkeiten. Wer ständig zwischen den eigenen Aufgaben und einem zusätzlichen Fachbereich wechseln muss, kann nicht überall dieselbe Aufmerksamkeit aufbringen.

Deshalb sollte ein Unternehmen festlegen, wie lange eine interne Stellvertretung dauern darf. Ebenso wichtig ist eine regelmässige Prüfung, ob Termine eingehalten werden und die bisherige Lösung noch funktioniert.

Praxisbeispiel: Ein Interim CFO entlastet das Führungsteam

Daniel Rolla berichtet von einem Unternehmen, das seinen CFO in einer Phase starken Wachstums und organisatorischer Veränderungen verlor. Das Beispiel zeigt, welche Folgen die zusätzliche Belastung für das gesamte Management haben kann:

«Ein gutes Beispiel ist ein Unternehmen, das seinen CFO während einer Phase starken Wachstums und organisatorischer Veränderungen verlor. Zunächst versuchten der CEO und das bestehende Managementteam, die zusätzlichen Aufgaben selbst zu übernehmen. Doch das Finanzreporting, die Budgetierung und mehrere strategische Initiativen litten darunter, weil dem Management schlicht die nötige Kapazität fehlte.

Durch den raschen Einsatz eines Interim CFO konnte das Unternehmen seine Führungskapazität wiederherstellen, das Vertrauen wichtiger Anspruchsgruppen erhalten und sowohl operative als auch strategische Prioritäten auf Kurs halten. Der eigentliche Mehrwert bestand nicht allein darin, eine vakante Position zu besetzen, sondern dem Führungsteam wieder den nötigen Freiraum zu verschaffen, um das Unternehmen zu führen und den Wandel erfolgreich zu gestalten.»

Die Folgen einer CFO-Vakanz betreffen oft weitere Bereiche, sobald andere Mitglieder der Geschäftsleitung die Finanzverantwortung zusätzlich übernehmen. Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen finden Informationen zu den Leistungen von SIM im Bereich Interim CFO und Finance Leadership.

Wann ist eine Interim-Führungskraft sinnvoll?

Entscheidend ist, wie dringend die Aufgaben erledigt werden müssen, welche Verantwortung dafür nötig ist und ob der Engpass vorübergehend besteht. Manchmal genügt es, Prioritäten zu ändern oder Abläufe zu verbessern. In anderen Fällen wird eine zusätzliche Führungskraft benötigt oder eine Stelle muss dauerhaft besetzt werden.

Christoph Heidler, Co-CEO von Swiss Interim Management, erläutert, wann er Interim Management empfehlen würde:

«Ich würde eine Interim-Führungskraft in Betracht ziehen, wenn eine Kapazitätslücke vorübergehend ist oder durch eine Übergangsphase entsteht, ihre geschäftlichen Auswirkungen aber zu erheblich sind, um abzuwarten. Wenn sofort Entscheidungen auf oberster Führungsebene, klare Verantwortlichkeiten und eine aktive operative Umsetzung erforderlich sind, insbesondere wenn die internen Führungskräfte bereits stark belastet sind, kann eine erfahrene Interim-Führungskraft schneller Ergebnisse erzielen als eine Festanstellung oder eine weitere Neupriorisierung. Interim Management ist auch sinnvoll, wenn das Problem weniger die Kapazität als vielmehr eine bestimmte Kompetenzlücke ist, zum Beispiel bei einem ERP-Upgrade oder einer Expansion nach Asien, für die während eines begrenzten Zeitraums spezialisiertes Fachwissen benötigt wird.»

Vier Situationen sind besonders häufig relevant.

Eine Schlüsselposition ist vorübergehend unbesetzt

Ein Unternehmen kann wichtige Finanzentscheide oder die operative Führung nicht bis zum Abschluss einer Rekrutierung verschieben. Ein Interim CFO, Interim COO oder eine andere erfahrene Führungskraft kann Verantwortung übernehmen, während die Suche nach einer dauerhaften Besetzung läuft. Entscheidungsbefugnisse, Ergebnisse und die spätere Übergabe sollten vor Mandatsbeginn vereinbart werden.

Eine Transformation oder Restrukturierung braucht eigene Führung

Grössere Veränderungsprojekte erfordern viel Zeit und Abstimmung. Gleichzeitig muss die Geschäftsleitung das Tagesgeschäft sicherstellen. Eine Interim-Führungskraft kann die Umsetzung verantworten, die beteiligten Abteilungen koordinieren und den Verwaltungsrat über Fortschritte und Risiken informieren.

Für ein zeitlich begrenztes Projekt fehlt Spezialwissen

Bei der Einführung eines ERP-Systems oder dem Eintritt in einen neuen Markt sind unter Umständen Kenntnisse erforderlich, die intern nicht vorhanden sind. Eine spezialisierte Interim-Führungskraft kann das Vorhaben leiten und Wissen an das bestehende Team weitergeben. Das Mandat sollte klar definieren, welche Führungsaufgaben und Ergebnisse erwartet werden.

Verzögerungen haben erhebliche Folgen

Nicht jeder verschobene Projekttermin verlangt einen externen Einsatz. Wenn jedoch Berichtspflichten gefährdet sind oder wichtige Entscheidungen die Produktion blockieren, kann weiteres Abwarten teuer werden. Ausschlaggebend ist, ob das Unternehmen genügend Zeit hat, den Engpass mit eigenen Mitteln zu beheben.

Was ein Interim-Mandat konkret erreichen sollte

Zu Beginn muss klar sein, welches Problem die Interim-Führungskraft lösen soll. Wo liegen Aufgaben oder Entscheidungen fest? Wer trägt dafür die Verantwortung? Welche Verbesserungen sind in den ersten Wochen erforderlich? Ohne einen konkreten Auftrag und ausreichende Befugnisse wird auch eine erfahrene Person wenig ausrichten können.

Die Ergebnisse sollten messbar sein. Bei einem Interim CFO können dazu fristgerechte Finanzberichte, ein verlässlicher Budgetprozess oder bessere Liquiditätsplanung gehören. Bei einem Interim COO bieten sich beispielsweise Liefertermintreue, Produktionsleistung oder das Aufholen verzögerter Projekte als Kennzahlen an.

Regelmässige Berichte an den CEO oder den Verwaltungsrat zeigen, ob sich die Situation verbessert. Auch die Übergabe gehört zum Auftrag: Prozesse, Verantwortlichkeiten und Wissen müssen so dokumentiert werden, dass das Unternehmen nach Ende des Mandats weiterarbeiten kann.

Weitere Einsatzmöglichkeiten beschreibt der SIM-Beitrag When to Use an Interim Manager.

Vier Fragen für CEOs und Verwaltungsräte

Bevor zusätzliche Aufgaben nochmals intern verteilt werden, sollten vier Punkte geklärt werden:

1. Welche wichtigen Entscheidungen sind derzeit offen, und welche Folgen hat das?

2. Welche Führungskräfte übernehmen Aufgaben ausserhalb ihrer eigentlichen Funktion, und seit wann?

3. Welche Tätigkeiten lassen sich streichen, verschieben oder delegieren, um die Belastung zu senken?

4. Braucht es für die verbleibenden Aufgaben zeitlich begrenzte Führungsverantwortung, bestimmtes Fachwissen oder zusätzliche festangestellte Mitarbeitende?

Aus den Antworten sollte eine konkrete Entscheidung folgen. Das Unternehmen muss festlegen, wer die Situation überprüft, bis wann gehandelt wird und wie sich die Wirkung der Massnahmen beurteilen lässt.

Früh handeln, bevor die Folgen grösser werden

Christoph Heidler rät Geschäftsleitungen, dauerhafte Überlastung nicht einfach hinzunehmen:

«Akzeptieren Sie eine dauerhafte Überlastung nicht als neue Normalität. Wenn ein Führungsteam seine Kapazitätsgrenzen regelmässig überschreitet, entscheiden Sie ausdrücklich, was gestoppt, verschoben oder delegiert werden soll. Wenn die verbleibenden Prioritäten die Kapazität des Teams weiterhin übersteigen, holen Sie frühzeitig erfahrene Führungskräfte auf Zeit hinzu, bevor verzögerte Entscheidungen und ins Stocken geratene Initiativen zu einem grösseren Geschäftsrisiko werden.»

Wer die Belastung rechtzeitig anspricht, kann Prioritäten ändern, Zuständigkeiten neu ordnen oder gezielt eine Interim-Führungskraft einsetzen. Wenn die Unternehmensleistung bereits beeinträchtigt ist, bleibt für diese Entscheidungen weniger Spielraum.

Swiss Interim Management unterstützt Unternehmen, wenn Führungspositionen unbesetzt sind, Veränderungsprojekte anstehen oder das Management kurzfristig zusätzliche Verantwortung übernehmen muss. SIM vermittelt erfahrene Interim-Führungskräfte für klar definierte Aufgaben und begleitet die Mandate bis zur Übergabe.

Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Führungskapazität benötigt oder vor einem dringenden Führungswechsel steht, sprechen Sie mit Swiss Interim Management über Ihre Anforderungen.

Fachliche Beiträge: Daniel Rolla und Christoph Heidler, Co-CEO, Swiss Interim Management.